Connect with us

Hi, what are you looking for?

KINH NGHIỆM

Văn hóa email “chuẩn không cần chỉnh” mà không phải ai cũng biết

Hiện nay, email là một trong những phương thức trao đổi số 1 trong công việc. Nhưng việc giao tiếp bằng email sao cho đúng chuẩn và lịch sự thì không phải ai cũng biết.

Cách viết email có format chuyên nghiệp

Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường như sau:

Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC (thêm người nhận thư).

Chủ đề: Chủ đề rõ ràng gắn gọn, súc tích nhất… phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc email của bạn.

Nội dung:

Lời chào: Kính gửi:… ; Chào Anh/Chị ….
Nội dung chính: Nội dung nên gắn gọn, súc tích, trình bày rõ ràng các ý, nếu cần có thể sử dụng font chữ phù hợp như in đậm ý chính hoặc sử dụng màu sắc khác những phần text khác…
Chữ ký: Nên có lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận email liên hệ.


Sử dụng email văn minh, lịch sự

“Trước khi nói phải uống lưỡi bảy lần”. Cũng giống như lời nói, trước khi gửi một email phải kiểm tra thật kỹ càng. Cách thức trình bày, cách viết, thậm chí là gửi lúc nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng người khác và sau đây là một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong thư điện tử ở công sở:

Trả lời email ngay sau khi bạn nhận được. Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào? Đương nhiên là “ngay sau khi” cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày.

Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một email phản hồi thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được thư điện tử, sẽ trả lời cụ thể sau. Không nên kiệm lời cảm ơn, đặc biệt là thư bạn nhận được từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

Chủ đề cần phải nhấn mạnh, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

Những lời tốt đẹp chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong email (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành!…

Câu cú email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là thư điện tử trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat) và nhất thiết phải viết bằng tiếng Việt có dấu.

Viết email ngắn gọn. Mọi người ưa thích sử dụng thư điện tử vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu nó trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.

Reply All (Phản hồi cho tất cả những người có trong danh sách nhận Email). Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như, sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời mail ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

Gửi đúng người nhận. Trước khi gửi một thư điện tử nên kiểm tra gửi đúng người cần nhận, đúng nội dung chưa, tránh làm phiền tới những người khác đặc biệt là khi gửi all contact (tất cả những người trong danh bạ/ sổ địa chỉ).

Bạn là một người chuyên nghiệp, bạn biết tôn trọng bản thân bạn và cũng muốn người khác hiểu rằng bạn tôn trọng họ. Vì vậy, bạn hãy gửi một Email thể hiện được điều đó.

Check List và dò lại email trước khi gửi  

Cần kiểm tra kỹ và check list lại những câu hỏi như dưới đây để đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng gửi email đi.

Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?

Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?

Tên mọi người đã đúng chưa?

Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?

File cần đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa?

Còn lỗi chính tả nào không? Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?

Click to comment

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

You May Also Like

DIỄN ĐÀN

Dù mới chỉ rục rịch lên thành phố nhưng giá đất huyện Bình Chánh đã chạm ngưỡng 300 triệu đồng/m2. Hứa hẹn là nơi...

DIỄN ĐÀN

Lãi suất gửi tiết kiệm ngân hàng liên tục tăng cao khiến nhiều người thi nhau đi gửi  nhưng quên mất là điều này...

DIỄN ĐÀN

Sau khi đóng hơn 15 tỷ đồng tiền cọc đấu giá đất ở huyện Diễn Châu (Nghệ An), 73 khách hàng trúng đấu giá...

DIỄN ĐÀN

Từ lâu suy nghĩ cho rằng bất động sản là kênh trú ẩn an toàn cùng với vàng, chứng khoán khi vật giá tăng,...

Advertisement

Copyright © 2023 Cafeland